Pour éviter de répéter l'opération d'import pour chaque lot marché, le processus peut être automatisé si certaines conditions sont réunies
Dans la grande variété des fichiers quantitatifs qui existent, nombreux sont ceux qui séparent les lots marché en plusieurs onglets Excel. Afin d'éviter de reprendre les 9 étapes d'import pour chacun de ces onglets (voir l'article sur l'import des fichiers), emersus permet d'automatiser les imports successifs sous certaines conditions.
La condition à respecter
La condition essentielle est que l'en-tête du tableau soit strictement le même d'un onglet à l'autre. Dans la capture d'écran ci-dessus, on trouve l'en-tête à la ligne 5. C'est lui qui structure le DPGF, et c'est lui qu'on renseigne à l'étape 2 de l'import du premier onglet. Cette ligne doit donc se trouver exactement aux mêmes coordonnées dans le tableur, d'un onglet à l'autre.
Enchaîner l'import des onglets suivants
Une fois le premier import terminé (ici sur le lot CVC), cliquez sur Finaliser. La plateforme vous demande alors si vous souhaitez continuer l'import ou passer à la réalisation. Si vous disposez encore d'onglets à importer, choisissez de continuer l'import.
Vous êtes alors ramené·e à l'étape 1, et invité·e à désigner l'onglet que vous souhaitez à présent importer.
Dans notre exemple, l'onglet Plomberie n'a pas encore été importé. Vérifiez dans Excel que les en-têtes semblent similaires. Ici, les noms des colonnes sont identiques et les coordonnées n'ont pas changé d'un onglet à l'autre.
Dans emersus, vous pouvez alors tenter d'importer le lot Plomberie. Les lots marché que vous avez déjà importés sont surlignés en orange.
Si la plateforme considère que les onglets sont suffisamment identiques, les étapes 2 à 7 comprises sont automatiquement remplies, et vous êtes directement invité·e à renseigner le lot conventionnel (étape 8).
À noter
- L'attribution des quantités aux zones et au bâtiment (étape 6) se fait également sur le modèle du premier onglet importé ;
- Le curseur d'étape indique que vous vous trouvez à l'étape 9 : vous pouvez en effet, dans le même temps, indiquer votre lot conventionnel et supprimer les lignes parasites si elles existent. Vous pouvez ainsi finaliser directement votre import, sans passer par d'autres étapes, si rien n'est à modifier.
Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire pour importer tous vos onglets de même structure.
Attention
Si, lors du retour à l'étape 1, vous sélectionnez un onglet dont la structure diffère de votre modèle (décalage des colonnes, changement des noms d'en-tête, etc.), le modèle précédent sera écrasé et vous devrez importer cet onglet comme s'il s'agissait du premier. Nous vous invitons à importer d'abord tous vos onglets identiques, puis ceux au format différent.
Comment modifier l'import automatique ?
Afin d'en faciliter l'usage, l'automatisation des masques d'import Excel s'applique à l'échelle de l'entreprise de l'utilisateur·ice. Cela facilite l'import de documents similaires et fait gagner du temps sur les opérations récurrentes.
Si vous ne souhaitez pas que toutes les étapes soient préremplies, ou si vous préférez les renseigner manuellement, il est possible d'ignorer la complétion automatique.
Lorsque vous débutez l'import d'un fichier dont le masque a déjà été sauvegardé, vous retrouvez les informations utiles sur la droite de votre écran.
Depuis ce panneau, vous pouvez choisir de revenir à la première étape.
Vous pouvez aussi supprimer un masque sauvegardé au sein de votre entreprise s'il ne correspond pas, ou plus, aux documents que vous importez.
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