Gérer et administrer les accès dans Emersus EXE : Un guide pour chaque acteur du projet

Dans le module Emersus EXE, la gestion des accès est une étape essentielle qui permet d’attribuer les bons rôles aux parties prenantes impliquées dans le suivi de chantier. Ce processus assure un contrôle efficace des données saisies, des validations et du suivi des objectifs carbone.

Chaque utilisateur a un rôle spécifique dans la plateforme, et leurs accès doivent être paramétrés en conséquence. Ce guide détaille le processus de gestion des accès du point de vue de trois types d’acteurs :

1. Le Superviseur (MOE/MOA)  
2. Validateur (expert fluide, structure, etc)
3. Le Référent (entreprises) 

1. Rôle et gestion des accès du Validateur

Qui est le Validateur ?

Le Validateur est généralement un expert métier (fluide, structure, thermique, environnement, etc.), en charge de la validation technique et réglementaire des données saisies dans Emersus EXE.

Comment gérer les accès du Validateur ?

• Le Superviseur (MOE/MOA) ou l'Administrateur du projet ajoute l'expert métier en tant que Validateur dans l'onglet Suivi de chantier.
• Une fois l'invitation envoyée, le Validateur reçoit un e-mail l'invitant à se connecter à Emersus EXE.
• Il peut être assigné à un ou plusieurs lots, selon son domaine d’expertise (exemple : un expert structure ne valide que les lots liés au béton et aux structures métalliques).

Quelles sont les actions du Validateur sur la plateforme ?

• Vérification des données ACV (quantités, fiches FDES associées, cohérence des contributions des entreprises).
• Validation ou rejet des lots, avec la possibilité d’ajouter des commentaires et des corrections.
• Consultation des objectifs carbone pour vérifier la conformité du lot aux seuils réglementaires.
• Interactions avec les Référents et le Superviseur en cas de corrections nécessaires.

2. Rôle et gestion des accès du Superviseur (MOE/MOA)

Qui est le Superviseur ?

Le Superviseur est le propriétaire de l'étude, souvent un MOE (Maître d’Œuvre) ou MOA (Maître d’Ouvrage) chargé de la gestion globale du projet et de la supervision des validations. 

Comment gérer les accès du Superviseur ?

• Il a un accès en lecture et écriture sur l’ensemble du projet.
• Il peut ajouter ou supprimer des utilisateurs, y compris les Validateurs et Référents.
• Il définit les paramètres du projet et assigne les responsabilités aux parties prenantes.

Quelles sont les actions du Superviseur sur la plateforme ?

• Création et paramétrage des accès utilisateurs via l’onglet Tableau de bord.
• Attribution des lots aux Référents (entreprises) et aux Validateurs (experts métier).
• Validation finale des lots après vérification par les Validateurs.
• Consultation des données consolidées et exportation des résultats.
• Vérification de l’atteinte des objectifs carbone et génération de rapports.

3. Rôle et gestion des accès du Référent (Entreprise)

Qui est le Référent ?

Le Référent est un représentant de l’entreprise chargée de renseigner et modifier les données ACV des lots qui lui sont assignés.

Comment gérer les accès du Référent ?

• Le Superviseur lui attribue l’accès aux lots concernés dans l’onglet Suivi de chantier.
• L’entreprise reçoit une notification et doit accepter l’invitation pour accéder à la plateforme.
• Le Référent n’a accès en lecture et écriture qu’aux lots sur lesquels il intervient.

Quelles sont les actions du Référent sur la plateforme ?

• Saisie des données environnementales : Libellé, quantités de matériaux, unités et FDES.
• Validation et soumission du lot pour contrôle par le Validateur et le Superviseur.
• Suivi des retours et corrections en cas de rejet de la validation.
• Consultation des objectifs carbone pour aligner les choix de matériaux et procédés.

4. Processus global de gestion des accès dans Emersus EXE

Pour mieux comprendre le workflow de gestion des accès, voici un résumé du processus et lien pour accéder à l'article dédié : Gérer et administrer les accès dans Emersus EXE : Emersus 

1. Le Superviseur (MOE/MOA) paramètre les accès en ajoutant les Validateurs et Référents aux lots concernés.
2. Le Validateur vérifie et valide les contributions des entreprises avant transmission au Superviseur.
3. Le Référent renseigne et soumet les données ACV du lot qui lui est attribué.
4. Le Superviseur valide ou demande des corrections aux entreprises et Validateurs.
5. Les résultats sont consolidés et exportés pour un suivi détaillé des performances carbone.