De votre PDF à Excel : Importer des données via une capture d’écran

Bien qu’Emersus soit plutôt facilitant en ce qui concerne l’import de données, certaines contraintes (à retrouver sur cet article) sont à respecter. En quelques mots, vos fichiers doivent présenter :

• Un format Excel
• Une colonne de nom de produit
• Une colonne de quantité 
• Une colonne d'unité

Comment faire pour les fichiers qui ne sont pas au format Excel ?

Vous souhaitez importer des données sur la plateforme Emersus, mais certains de vos documents ne sont pas au format Excel requis pour l’importation sur Emersus. Prenez par exemple un DPGF au format PDF : son importation directe n'est pas possible et nécessite une manipulation préalable.

Pour vous aider à surmonter cet obstacle et gagner du temps, nous vous proposons de découvrir comment utiliser une fonctionnalité spécifique d'Excel pour convertir vos fichiers efficacement

Bonnes pratiques pour importer les données

Avant de vous présenter la méthode, voici quelques éléments complémentaires sur les bonnes pratiques à adopter pour garantir la qualité de l’import :

• Une capture d’écran par page (il sera nécessaire d’assembler les données par la suite)
• Effectuer des captures d’écran d’une qualité suffisamment élevée pour qu’Excel identifie bien les informations
• Une vérification post-import sera systématiquement nécessaire pour vérifier et corriger.

Méthode pas à pas - Importer des données via une capture d'écran

Voici les différentes étapes vous permettant d’importer des données via une image. Prenons l’exemple d’un fichier PDF.

Etape 1 – Effectuez la capture d’écran d’une page du document PDF source.

Etape 2 – Importer l’image dans Excel.

Sur Excel, positionnez vous sur l’onglet « Données », puis cliquez sur « À partir d’une image » (Attention, un abonnement Microsoft 365 est nécessaire pour accéder à cette fonctionnalité).

Sélectionnez ensuite votre image à partir du presse-papier ou de vos fichiers.

Etape 3 – Import des données

Excel va alors traduire les données, et vous proposer d’agir sur la transcription pour effectuer des correctifs avant l’import sur Excel sous forme de tableaux dans votre feuille.

(screen montrant ce que l'on voit en affichage sur Excel à l'import du doc)

Etape 4 - Répétez l’opération si nécessaire

Répétez l’opération pour toutes les pages du PDF / document dont vous avez besoin pour préparer votre fichier à l’import sur Emersus.

Pour aller plus loin : D'autres solutions en ligne 

D’autres solutions, parfois plus efficaces que celles que nous venons de vous présenter, existent en ligne. Elles peuvent vous permettre de convertir vos fichiers (PDF notamment) au format Excel.

Attention : Si ces solutions en ligne peuvent être pratiques, la confidentialité de vos données n'est pas toujours garantie. Nous vous conseillons la plus grande vigilance, surtout si vous traitez des informations sensibles ou personnelles. Vérifiez toujours la politique de confidentialité de ces services.

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Vous avez importé votre document ? Nous vous invitons à découvrir les prochaines étapes vous permettant d'importer vos métrés !